Tetris für Fortgeschrittene: Vom Tramfahrer zum Personaldisponenten

Seit ein paar Monaten bin ich nach einer internen Weiterbildung als Personaldisponent im Einsatz. Aus dem Platz am Sollwertgeber ist nun meist ein Platz am Telefonhöhrer und an der Bürotastatur geworden. Ich bin also dafür zuständig, dass jede Bahn und jeder Bus auch mit einem Kollegen oder einer Kollegin besetzt ist. Doch, wie funktioniert das genau? Das möchte ich euch gern schildern.

Zuerst etwas grundlegendes, um die Materie der Dienstzuteilung zu verstehen:

Jeder Mitarbeitende im Fahrdienst bekommt eine Übersicht mit seinen Arbeitsdiensten für das kommende Jahr ausgehändigt. Diese als Turnus bezeichnete Übersicht zeigt, wann man arbeiten darf und wann man frei hat. So durchläuft ein normaler Fahrdienstmitarbeitender alle Dienstschichten nach einer festgelegten Reihenfolge. Darunter sind auch viele „Verfügungsdienste“, also Dienste bei dem man weiß, das man arbeiten muss, aber noch nicht wie. Dies ist notwendig, um Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit ausgleichen zu können.

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden diese vorausschauende Planung des Lebens gut: Sie wissen, wann sie im kommenden Jahr frei haben werden und wann sie arbeiten müssen. Für andere wiederum ist dieses starre Model nicht sehr attraktiv. Dafür gibt es die Möglichkeit, am „Wunschplan“ teilzunehmen. Hier können sich die Mitarbeitenden je nach Modell ihre freien Tage und die Dienstlage – also Früh-, Mittel-, Spät- oder Nachtdienst – wünschen. Mehrheitlich kann das dann auch so umgesetzt werden.

Nun etwas konkreter:

Nach meiner Fahrschulzeit  war ich im Fahrdienst immer etwas erfürchtig vor der Möglichkeit, irgendwann einmal einen Nachtdienst zu erwischen. Glücklicherweise ereilte mich dieses Schicksal nicht, denn meine Vorliebe für Nachtarbeit hält sich in Grenzen. Das ist nicht gänzlich dem Zufall zu verdanken, denn die Dienstzuteilung erfolgt, neben einer automatisierten Zuteilung durch ein PC-Programm, auch durch reale Kolleginnen und Kollegen.
Das wird immer dann notwendig, wenn durch Erkrankung, Urlaub und anderen Abwesenheiten Fahrdienste unbesetzt sind. Konkret bedeutet das: Es wäre niemand da, der unsere Kunden befördert. Da das keine Option für uns als MVB ist, tun wir alles, um die Räder am rollen zu halten. Hier kommen also wieder die oben erwähnten Verfügungsdienste ins Spiel.

Handgemacht: Dienstzuteilung im Wochenschritt

So ist meine Aufgabe als Disponent, bereits einige Tage im voraus offene Dienste an Kolleginnen und Kollegen zu verteilen, die Reserve haben bzw. auf Verfügung bereit stehen. Dabei muss ich natürlich indiviuell schauen, wie der jeweilige Wochenverlauf der Mitabeitenden aussieht.
So einfach, wie das hier klingt, ist das in der Realität nicht, denn bei etwas über 400 Menschen kann man es so gut wie nie jedem immer recht machen.  Selbstverständlich versuche ich immer die Balance aus persönlichen und betrieblichen Bedürfnissen zu halten, schließlich bin ich auch Vater und weiß, wie Komplex eine Familienplanung mit Kindern und Schichtdienst sein kann.

So habe ich in der Zeit, seit dem ich als Personaldisponent tätig bin, schon viele lustige, traurige und auch zornige Momente am Telefon erlebt. Menschen mit Familie möchten gerne Wochenenddienste tauschen, um frei zu haben und der ein oder andere arbeitet lieber früh am Morgen oder eben nur in der Nacht. Von letzteren gibt es, für mich etwas unverständlich, tatsächlich eine ganze Handvoll Kollegen. Bei manchen Mitarbeitenden spielen auch medizinische Einschränkungen eine wichtige Rolle bei der Dienstplangestaltung. Auch das müssen wir Personaldsiponenten im Blick behalten.
Natürlich spielen auch ein paar andere Faktoren eine Rolle: Sind genug Dienste dieser Tageszeit verfügbar? Sind an diesem Tag andere betriebliche Aufgaben, wie zum Beispiel Sonderdienste bei Sportveranstanltungen, zu erfüllen?
Auch die Arbeitszeit ist juristisch in einen Rahmen gefasst und die Lenk- und Ruhezeitenregeln muss ich ebenfalls beachten, denn nach einem Spätdienst kann man schließlich keine Frühschicht fahren. Dabei hilft mir die Dispositionssoftware auf dem PC, mit der ich all diese Aufgaben erledigen kann. Die Kolleginnen und Kollegen, die das in der Zeit vor dem Computer händisch mit Bleistift und Papier machten, haben meinen vollen Respekt.

Jeden (Werk-)Tag finden übrigens etwa 300 Dienste statt. Dazu zählen aber weit mehr als nur Fahrdienste. Die Dienste in der Verkehrsaufsicht, auf den Betriebshöfen, Sonderdienste und Reservedienste gehören auch dazu.

Ein Betriebstag beginnt für uns um Mitternacht und endet um 33 Uhr. Ja, richtig gelesen: 33 Uhr! So endet der Tag nicht erst 24 Uhr, sondern erst 9 Uhr am Folgetag. Das ist aus betrieblichen Gründen nötig, um zum Beispiel die Arbeitszeit der Nachtdienste besser buchhalterisch erfassen zu können.

Doppelt hält besser: Auf zwei Bildschirmen hat man mehr PLatz für das Wichtige. Jede Schicht gehen im Schnitt etwa 60 Anrufe ein.
Feuer, Wasser, Sturm… und von vorn

Neben diesem eher langfristig angelegten Bereich der Dispositon gibt es noch den kurzfristigen, das Tagesgeschäft. Hier können fünf Minuten den Unterschied zwischen Ruhe und Sturm ausmachen, je nach dem, was „draußen“ so passiert.
Die Leitstelle und die Betriebshöfe stehen in engem Kontakt mit uns, der Personaldisposition, die intern nur kurz „ZPD“ (Zentrale Personaldisposition) genannt wird. Zentral wurde diese übrigens, nachdem die Zuteilung der Fahrdienste von den einzelnen Betriebshöfen abgezogen und zusammengefasst wurde.

Das Telefon an meinem Arbeitsplatz klingelt und die Verkehrsaufsicht ruft an. Ein Kollege klagt über Unwohlsein und kann seinen Dienst auf der Linie 9 nicht fortführen. Unsere Aufgabe ist nun, den restlichen Teil des Dienstes wieder zu besetzten. Dafür haben wir wahlweise die Möglichkeit, eine Kollegin oder einen Kollegen aus einem Reservedienst zu holen oder aber, sehr kurzfristig, einen Aushilfsfahrer zu motivieren.
Motivieren ist hier wörtlich gemeint, denn wenn man die Tagesplanung eines anderen Menschen so aus dem Konzept wirft, muss man schon etwas Geschick walten lassen. Andernfalls telefoniert man sehr lange, oder aber die Bahn muss länger stehen bleiben.

Ist der Dienst wieder personell besetzt, kommt der organisatorische Teil: Für die Lohnabrechnung müssen die genauen Einsatzeiten erfasst werden, die Änderungen werden dokumentiert, die Leitselle braucht eine Rückmeldung. Fallen mehrere Ereignisse zusammen, hat man schnell mal die Zeit aus den Augen verloren, denn dann vergehen achteinhalb Stunden wie im Flug.

Hier ein Verkehrsunfall mit Umleitung bei dem die Ablöse platzt, weil der Pausenort nicht erreicht wird und wir den Kollegen eine neue Diensthälfte zuteilen müssen, dann eine Krankmeldung, dann die nächste, dann ein Änderungswunsch einer Kollegin für einen Dienst in drei Tagen – irgendwas ist eben immer los.
So bleibt es auch immer spannend.

Hier läuft viel zusammen

Eine Mail aus der Fahrschule trifft ein. Die frischgebackenen Fahrerinnen und Fahrer haben eine Zuteilung zu einem Lehrfahrenden bekommen. Diese Zuteilung setzte ich nun in das Dienstprogramm um, damit die Kolleginnen und Kollegen auch sehen, wann sie Straßenbahn oder Bus fahren dürfen. Von ihrem Smartphone aus haben sie Zugriff auf die Dienstinfomationen, wie übrigens alle Fahrpersonale. Im Anschluss erhält der Lehrfahrende von mir noch seinen Sonderzuschlag.

Hierfür muss ich die Plandienste prüfen, Kopien davon anlegen (der PC möchte einen Fahrdienst nicht mit zwei Menschen besetzen), etwas anpassen und schließlich ins System einlesen. Dann müssen sie zugeteilt werden. Jeder Betriebstag einzeln. Viel Konzentration ist hier gefragt, sonst macht man drei Schritte vor und zwei zurück. Glücklicherweise haben wir eine Kaffeemaschine im Büro.

Mit Herz, Leidenschaft und Verstand.

Meine Erfurcht vor Nachtdiensten ist inzwischen nicht mehr so groß. Vermutlich, weil ich sie selbst disponiere. Vielleicht einfach, weil ich jetzt weiß, dass es nur ein paar wenige echte Nachtdienste gibt. Das Straßenbahnfahren fehlt mir tatsächlich ein bisschen. Die Ruhe in der Fahrerkabine, die Menschen, das Wetter draußen, die Sonnenaufgänge.
So romantisch das klingt, es ist ein richtiger Knochenjob. Die Arbeit im Schichtsystem, den Einklang mit der Familie zu finden, das ist nicht immer leicht. Das berücksichtige ich auch bei der Dienstzuteilung. Die Kolleginnen und Kollegen im Fahrdienst leisten schließlich das Kerngeschäft der MVB, das ist mir immer bewusst. Und man bekommt auch viel positives Feedback aus dem Kollegium. Das macht die Einbuße des Fahrersitzes dann doch vertretbar.

Oh, mein Telefon klingelt, die Leitstelle wartet auf Antwort…

Bis dahin!
Johannes

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